Een recruiter wil snel geschikte kandidaten. En een kandidaat wil snel en eenvoudig kunnen solliciteren. Wat is het optimale sollicitatieformulier voor zowel recruiter als kandidaat? En bestaat een optimaal sollicitatieformulier wel?

Belangrijk is in ieder geval dat je bij het inrichten van het sollicitatieformulier en het -proces zoveel mogelijk de kandidaat centraal stelt.

Om dit te doen, verdienen de volgende punten de aandacht:

1. Beperk het aantal velden

Welke informatie heb je nodig van de kandidaat? En is het wel zo handig om dat in een sollicitatieformulier te verwerken? Dat ligt eraan.

Heb je te weinig kandidaten, dan wil je zoveel mogelijk sollicitaties. Een kort formulier maakt het laagdrempeliger om te solliciteren. Het is makkelijk voor de kandidaat, zeker vanaf mobiel. Met een beperkt aantal verplichte velden is solliciteren zo gedaan.

Heb je te veel kandidaten, dan wil je liever vooraf filteren. Met een uitgebreider formulier kun je meer informatie vragen of misschien zogenoemde killer questions toevoegen. Vanzelf valt en deel van de kandidaten dan al af. Met name weer vanaf mobiel.

Toch is dit een dilemma. Want met een hoge sollicitatiedrempel mis je ook de goede kandidaten. Goede kandidaten kunnen namelijk overal terecht. Dus is het formulier te uitgebreid, dan is de kans groot dat ook zij afhaken.

De afweging tot een kort of lang sollicitatieformulier is dus sterk afhankelijk van het aantal sollicitaties dat je ontvangt.

Om meer sollicitaties te krijgen, wordt het CV vaak niet verplicht gesteld. Dat heeft zeker als voordeel een verhoging van het aantal (mobiele) sollicitaties. En dan? Dan moet je als recruiter contact gaan opnemen met alle kandidaten. Om alsnog het broodnodige CV te krijgen. Nu kun je denken: ‘Daar zijn we voor’, maar dat is niet zo. Er gaat heel veel tijd inzitten. Tijd die je liever besteedt aan kandidaten die er echt toe doen.

Hoe dan ook blijft het CV de eerste informatiebron waaruit direct de geschiktheid van een kandidaat blijkt.

Maar in de praktijk blijkt dat als het CV verplicht is een groot percentage sollicitaties vanaf mobiel niet wordt afgemaakt. Veel kandidaten weten bijvoorbeeld niet hoe ze vanaf mobiel een CV kunnen uploaden via Google Drive of Dropbox. ApplyAnywhere kan dan uitkomst bieden. Hiermee wordt heel eenvoudig een job board CV aan het bestaande sollicitatieformulier toegevoegd.

Al vormt het CV bijsluiten voor de kandidaat een extra stap, in dit geval mag ook de recruiter centraal staan. En voor de kandidaat is het goed te weten dat hij of zij niet op de grote hoop belandt.

3. Stel geen kandidaat account in

Vaak moet een kandidaat zich eerst registreren voorafgaand aan het solliciteren. Bedrijven vinden zo’n account fijn, maar een kandidaat niet. Want die solliciteert ook bij andere organisaties en moet steeds meerdere accounts bijhouden. Alweer een drempel.

Een reden voor een kandidaat account is het ‘ontdubbelen’. Dit zorgt ervoor dat dezelfde kandidaat niet meerdere keren in de database voorkomt.

Het ontdubbelen is echter heel eenvoudig op te lossen. Een kandidaat die nog een keer solliciteert (op een andere vacature) is vrij eenvoudig te herkennen aan o.a. het emailadres. De gegevens van een kandidaat kunnen automatisch worden bijgewerkt op basis van de laatste sollicitatie.

Bij een open formulier met automatisch ontdubbelen op basis van bijvoorbeeld het emailadres, is het wel belangrijk dat de sollicitatie pas definitief is als de kandidaat deze heeft bevestigd via een linkje in de email.

Op deze manier hoeft een kandidaat zich niet te registreren, terwijl hij toch niet meerdere keren in de database voorkomt.

4. Vraag geen motivatie

Met een korte motivatie kan een kandidaat een persoonlijke toelichting geven. Dit kan net het onderscheid maken t.o.v. andere kandidaten. Dat kan handig zijn, maar uiteindelijk zijn de feiten belangrijker. Dus het CV voor een eerste screening. Een motivatie invullen is opnieuw een drempel, met name vanaf een klein telefoonschermpje. En de vraag is of het echt zoveel toevoegt op dit punt.

5. Liever geen captcha

Steeds vaker zie je aan het eind van een sollicitatieformulier een captcha. Met deze beveiliging wordt voorkomen dat door robots de solliciteerbutton geactiveerd kan worden. De kandidaat moet in het veld een cijfer-letter combinatie intoetsen die door robots niet herkend wordt.

De reden voor het instellen van een captcha is begrijpelijk: je wilt geen formulieren binnenkrijgen met automatische rommel. Captcha’s worden wel steeds moeilijker gemaakt om het onderscheid tussen robot en mens te testen. Een captcha betekent een extra handeling voor de kandidaat en daardoor niet wenselijk op een sollicitatieformulier. Is de toestroom van automatisch gegenereerde ‘sollicitaties’ aanzienlijk, dan biedt een captcha natuurlijk wel uitkomst.